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2008年06月17日

社外文書 取引先へ出す請求締日変更通知の例文

■社外文書 通知状

●取引先へ出す請求締日変更通知の例文

                                                        平成20年×月吉日
お取引先様各位
 
                                                       
                                                        株式会社ビジネス文書
                                                        経理部長 山並健一郎


                   請求書の締切りに関するお願い


拝啓  新緑の候、貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。
日頃は格別のお引き立てをいただき、ありがたく厚くお礼御礼申し上げます。
  さて、弊社では、電子請求システムを導入し7年を経過しようとしております。
導入に際しましては、お取引先の皆様には多大なるご協力を賜り厚く御礼申し上げます。

  今回は請求書の締切りについてのお願いとお知らせについてです。
電子請求システムを導入後現在までお取引先様からの請求は

・電子請求システム利用  月末締切り
・請求用紙による請求    25日締切りの月末必着

で、請求書を発行していただくようお願いしてまいりましたが、最近の請求書の
受け取り状況をみてみますと、月を越しての請求書提出が後を絶たず、弊社の
経理処理に影響をきたしております。

そこで、その問題点を改善する為に下記のとおりシステムを改めることにいたしました。

・電子請求システム利用  25日締の月末締切り
・請求用紙による請求    20日締の月末必着

この改訂により月末の締切りを過ぎた請求書はシステム上受け取りができなくなり
翌々月の支払いとなります。
 また、請求用紙による請求書を提出いただいていますお取引先に関しましても
月末必着厳守でお願いし、未着分は翌月処理とさせていただきます。

皆様にはご迷惑をおかけしますが、ご理解とご協力をいただけますよう
お願い申し上げます。

                                                                                   敬具

●チェックポイント

関連企業、取引企業へ出す締日変更の通知状。通知文書ではあるが表記は
お願いとしています。締日変更は事情があるにしてもこちらからの一方的
な事項になるので柔らかい表現にしています。
経理状の問題を記して理解と協力を求める言葉もかかせません。

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投稿者 on 2008年06月17日 18:52

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