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社外文書 謝罪文・お詫び状の記事一覧

社外文書 詫び状 受注品納期延期の詫び状例文

■社外文書 詫び状

●詫び状は、
・出荷遅延、商品不着、商品破損などの陳謝と釈明のために
 作成され提出されます。

■受注品納期延期の詫び状例文

                                                                    製発第123号
                                                          平成××年××月××日
                                    
株式会社 アルデラン映像 御中                             
編集部  小野寺誠一 様
                                                        株式会社パイオニアン情報機器
                                                            AV製造部長  山際隆久 ㊞

               出荷遅延のお詫びと報告

        
拝啓 陽春の候、貴社ますますご清栄のことと、お喜び申し上げます。
また、平素は、格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
  さて、××月××日付、貴社発注番号第××××号にて受注いたしました
ハイビジョンカメラの納期が大幅に遅れていますこと、誠に申し訳なく深く
お詫び申し上げます。
  納期限のご指定日は××月××日と確かに承りましたが、弊社柳沼工場が
このたびの山×県沖地震で、被害を受け、生産を一時中止しております関係で
ご指定日までの納入が困難となりました。
  具体的な納品日につきましては、同工場再開後、あらためてご報告申し上げます。
まことに恐縮ですが、事情ご高察のうえ、いましばらくのご猶予を賜ればとお願い
申し上げる次第でございます。
まずは、急ぎお詫びとご報告申し上げます。

                                                                                     敬具

■納期遅延詫び状の例文チェックポイント

一般的な工場内作業ミスと異なり、天災被害などは、「さけようがない事故」として
相手先にも充分納得してもらえる理由ですが、納期遅延で相手先に迷惑が
かかったことは事実ですので、状況などをはっきりと伝え丁寧に詫びることが大切です。

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社外文書 謝罪文の書き方とレイアウト

■謝罪文の意味と書き方

●謝罪文書の意味

「謝罪文書」は、「お詫び状」とも呼ばれ、相手先に謝罪をしなければならない
 事情が発生したときに、作成、提出する文書です。会社→会社、個人→個人、
 会社→個人の三通りが主になります。

    会社→会社

 すでにFAX、電話、メールなどでお互いに確認していた事項において発生した
 ミスについて責任の所在を文書化して提出されるケースが多くなります。

      個人→個人
 
 相手先に対し、謝罪する必要が生じたときに、または相手先から抗議などを
 受けた場合に事実関係や内容説明とともに相手先に「謝罪の意志」を表す
 ために作成し、送られます。

●謝罪文書作成の前に   

「謝罪文書」は作成の前に、まずやっておくべきことがあります。それは相手先
に出向いて直接詫びること、もしくは相手先が遠方の場合は、電話でこちらの
「謝罪の気持ち」を表す行為が必要です。
 

「謝罪文書」はあくまで、その行為をおこなった上で、あらためてこちらの
「謝罪の気持ち」を文書で表現し、確認してもらう意味で作成するものに
なります。

謝罪した相手先に許してもらうには、はっきりとした対処方法を明言する必要が
あります。現実的に行う対処方法は、「謝罪の気持ち」と同様にこちらの誠実さの
証明となるからです。しかも現実的に行う対処方法こそが、相手先がもっとも
気になることでもあります。

   
まず、相手先の被害を確認し、その原因がどこにあったのかを明確にしてから
作成することが、重要です。後に同様の事態が発生したときにその原因を早期
解明するときの貴重な資料として活用することができます。



●謝罪文書の基本文型



                                              年     月     日


  宛先

●会社名【社内向けの場合は不要】
●役職名
●氏名                                        
                                              差出人
                                              ●会社名【社内向けの場合は不要】
                                              ●役職名
                                              ●氏名

                  
                        件名


前文             頭語、あいさつ文など


本文             ●対象の事実とおわぴの言葉
                 ●対象の事実が生じた理由
                 ●今後の対処方法とお詫び



結語  頭語に対応した結語


上記が謝罪文の基本レイアウトです。

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パソコンで作成できる詫び状、品切通知、商品誤送

■パソコンで作成する詫び状の作成

  正式な「詫び状」は、やはり自筆とするのが礼儀に
かなっています。
  しかし、社外・社内文書で次のような「詫び状」は
パソコンなどの作成文書でもかまわないと
されています。

社外文書 「業務上のミスに関する詫び状」
社内文書 「顛末書」、「理由書」

●品切れ・完売通知とお詫びの例文

                                 20××年××月××日
株式会社 スタンスゴルフ草太
商品企画部 田子 作次郎様
            
                                株式会社アイアンクロウ
                                販売部長 竿崎昇治

     「飛ぶんだアイアン」完売のお知らせとおわび

  拝啓 貴社ますますご清栄のことと、お喜び
申し上げます。
  平素は、格別のお引き立てを賜り厚く御礼を
申し上げます。
  さて、××月××日づけでお問い合わせをいただき
ました、当社商品 「飛ぶんだアイアン KURO-001」は、
おかげさまで予定数を完売いたしました。これまでの
ご愛顧を感謝申し上げますとともに、限定商品のため
あいにく、今後の追加生産の予定がありませんことを
おわび申し上げます。
  なお、同様の性能をもつ後継商品をご紹介かたがた、
新しいカタログを同封させていただきます。
  今後ともいっそうのご高配をお願い申し上げ、
本日はとり急ぎおわびのみにて失礼をいたします。
                                                敬具

●作成のポイント
  品切れといっても、生産の見通しが立っている
  場合は注文を断らず、予定をはっきり伝えて
  相手の出方を待つほうがよい。しかし追加生産
  などの予定がなく、後継商品が出た場合はその
  旨を伝えて、今後のご愛顧をお願いしていきます。

●消費者へ商品誤送のお詫び例文

蛍原博之様

  CD・DVDショップ「サガフロンティア」の宇和島と
申します。
  いつも弊社をご利用いただき、まことにありがとう
ございます。
  さて、このたびは、ご注文いただきました
「バタリアン用特選CD サーフィンデッド」と異なる
商品が配送されたいへんご迷惑をおかけいたし
ました。まことに申しわけありません。
  本日、正規ご注文の品をお送りいたしました。
蛍原様ご自宅には、××月××日まで届くよう
手配させていただきましたので、もう少々お待ち
下さるよう、心よりお願い申し上げます。
  もし、何か不都合等ございましたらお手数
ですが、ご希望などを下記メールアドレスまで
お知らせくだされば幸いです。

  info-005@×××.sagafrontier.co.jp

   当方より、折り返し確認のメールを差しあげます。
誤送品は、ご注文品をお届けの際、配達員がお引き
取りいたしますので、配送時間帯に合わせてご用意
いただきますようお願いいたします。
  なお、クレジットカードからのお引き落とし金額は、
正規ご注文品の代金となっておりますのでご安心
ください。

不明な点につきましては、
上記メールアドレスまたは次の直通ダイヤルに
ご連絡ください。

     0120-×××-××××

  失礼とは存じますが、お詫びのしるしといたし
まして弊社フロンティア・ポイントを蛍原様に
300ポイント加算させていただきました。
CD・DVDショップ「サガフロンティア」での次回の
お買い物にお役立ちしていただければ、幸いに
存じます。
  今後とも当サイトをよろしくお願い申し上げます。

                                            敬具

●作成のポイント
  ミスははっきりと認め、謝罪につとめること
  そして商品の発送日や誤送品の引取方法を
  正確に記載し、信用回復に努めるのが最優先
  事項です。

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