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社外文書 謝罪文・お詫び状の記事一覧
社外文書 詫び状 受注品納期延期の詫び状例文
■社外文書 詫び状●詫び状は、
・出荷遅延、商品不着、商品破損などの陳謝と釈明のために
作成され提出されます。
■受注品納期延期の詫び状例文
製発第１２３号
平成××年××月××日
株式会社 アルデラン映像 御中
編集部 小野寺誠一 様
株式会社パイオニアン情報機器
AV製造部長 山際隆久 ㊞
出荷遅延のお詫びと報告
拝啓 陽春の候、貴社ますますご清栄のことと、お喜び申し上げます。
また、平素は、格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
さて、××月××日付、貴社発注番号第××××号にて受注いたしました
ハイビジョンカメラの納期が大幅に遅れていますこと、誠に申し訳なく深く
お詫び申し上げます。
納期限のご指定日は××月××日と確かに承りましたが、弊社柳沼工場が
このたびの山×県沖地震で、被害を受け、生産を一時中止しております関係で
ご指定日までの納入が困難となりました。
具体的な納品日につきましては、同工場再開後、あらためてご報告申し上げます。
まことに恐縮ですが、事情ご高察のうえ、いましばらくのご猶予を賜ればとお願い
申し上げる次第でございます。
まずは、急ぎお詫びとご報告申し上げます。
敬具
■納期遅延詫び状の例文チェックポイント
一般的な工場内作業ミスと異なり、天災被害などは、「さけようがない事故」として
相手先にも充分納得してもらえる理由ですが、納期遅延で相手先に迷惑が
かかったことは事実ですので、状況などをはっきりと伝え丁寧に詫びることが大切です。
社外文書 謝罪文の書き方とレイアウト
■謝罪文の意味と書き方●謝罪文書の意味
「謝罪文書」は、「お詫び状」とも呼ばれ、相手先に謝罪をしなければならない
事情が発生したときに、作成、提出する文書です。会社→会社、個人→個人、
会社→個人の三通りが主になります。
会社→会社
すでにＦＡＸ、電話、メールなどでお互いに確認していた事項において発生した
ミスについて責任の所在を文書化して提出されるケースが多くなります。
個人→個人
相手先に対し、謝罪する必要が生じたときに、または相手先から抗議などを
受けた場合に事実関係や内容説明とともに相手先に「謝罪の意志」を表す
ために作成し、送られます。
●謝罪文書作成の前に
「謝罪文書」は作成の前に、まずやっておくべきことがあります。それは相手先
に出向いて直接詫びること、もしくは相手先が遠方の場合は、電話でこちらの
「謝罪の気持ち」を表す行為が必要です。
「謝罪文書」はあくまで、その行為をおこなった上で、あらためてこちらの
「謝罪の気持ち」を文書で表現し、確認してもらう意味で作成するものに
なります。
謝罪した相手先に許してもらうには、はっきりとした対処方法を明言する必要が
あります。現実的に行う対処方法は、「謝罪の気持ち」と同様にこちらの誠実さの
証明となるからです。しかも現実的に行う対処方法こそが、相手先がもっとも
気になることでもあります。
まず、相手先の被害を確認し、その原因がどこにあったのかを明確にしてから
作成することが、重要です。後に同様の事態が発生したときにその原因を早期
解明するときの貴重な資料として活用することができます。
●謝罪文書の基本文型
年 月 日
宛先
●会社名【社内向けの場合は不要】
●役職名
●氏名
差出人
●会社名【社内向けの場合は不要】
●役職名
●氏名
件名
前文 頭語、あいさつ文など
本文 ●対象の事実とおわぴの言葉
●対象の事実が生じた理由
●今後の対処方法とお詫び
結語 頭語に対応した結語
上記が謝罪文の基本レイアウトです。
パソコンで作成できる詫び状、品切通知、商品誤送
■パソコンで作成する詫び状の作成正式な｢詫び状｣は、やはり自筆とするのが礼儀に
かなっています。
しかし、社外・社内文書で次のような｢詫び状｣は
パソコンなどの作成文書でもかまわないと
されています。
社外文書 ｢業務上のミスに関する詫び状｣
社内文書 ｢顛末書｣、｢理由書｣
●品切れ・完売通知とお詫びの例文
２０××年××月××日
株式会社 スタンスゴルフ草太
商品企画部 田子 作次郎様
株式会社アイアンクロウ
販売部長 竿崎昇治
「飛ぶんだアイアン」完売のお知らせとおわび
拝啓 貴社ますますご清栄のことと、お喜び
申し上げます。
平素は、格別のお引き立てを賜り厚く御礼を
申し上げます。
さて、××月××日づけでお問い合わせをいただき
ました、当社商品 「飛ぶんだアイアン KURO-001」は、
おかげさまで予定数を完売いたしました。これまでの
ご愛顧を感謝申し上げますとともに、限定商品のため
あいにく、今後の追加生産の予定がありませんことを
おわび申し上げます。
なお、同様の性能をもつ後継商品をご紹介かたがた、
新しいカタログを同封させていただきます。
今後ともいっそうのご高配をお願い申し上げ、
本日はとり急ぎおわびのみにて失礼をいたします。
敬具
●作成のポイント
品切れといっても、生産の見通しが立っている
場合は注文を断らず、予定をはっきり伝えて
相手の出方を待つほうがよい。しかし追加生産
などの予定がなく、後継商品が出た場合はその
旨を伝えて、今後のご愛顧をお願いしていきます。
●消費者へ商品誤送のお詫び例文
蛍原博之様
ＣＤ・ＤＶＤショップ「サガフロンティア」の宇和島と
申します。
いつも弊社をご利用いただき、まことにありがとう
ございます。
さて、このたびは、ご注文いただきました
「バタリアン用特選ＣＤ サーフィンデッド」と異なる
商品が配送されたいへんご迷惑をおかけいたし
ました。まことに申しわけありません。
本日、正規ご注文の品をお送りいたしました。
蛍原様ご自宅には、××月××日まで届くよう
手配させていただきましたので、もう少々お待ち
下さるよう、心よりお願い申し上げます。
もし、何か不都合等ございましたらお手数
ですが、ご希望などを下記メールアドレスまで
お知らせくだされば幸いです。
info-005@×××.sagafrontier.co.jp
当方より、折り返し確認のメールを差しあげます。
誤送品は、ご注文品をお届けの際、配達員がお引き
取りいたしますので、配送時間帯に合わせてご用意
いただきますようお願いいたします。
なお、クレジットカードからのお引き落とし金額は、
正規ご注文品の代金となっておりますのでご安心
ください。
不明な点につきましては、
上記メールアドレスまたは次の直通ダイヤルに
ご連絡ください。
０１２０－×××－××××
失礼とは存じますが、お詫びのしるしといたし
まして弊社フロンティア・ポイントを蛍原様に
３００ポイント加算させていただきました。
ＣＤ・ＤＶＤショップ「サガフロンティア」での次回の
お買い物にお役立ちしていただければ、幸いに
存じます。
今後とも当サイトをよろしくお願い申し上げます。
敬具
●作成のポイント
ミスははっきりと認め、謝罪につとめること
そして商品の発送日や誤送品の引取方法を
正確に記載し、信用回復に努めるのが最優先
事項です。
