礼状の意味と作成ポイント
●「礼状」のもつ意味
「礼状」は、相手からのお祝いやお見舞、または
お世話になったことに対して、感謝の気持ちを表す
ために作成して送る文書です。「感謝の気持ち」は
ビジネスに限らず、日常生活においても周囲の人
たちと友好的な関係を保つために、もっとも大切な
要素であり、「礼状」も感謝の言葉を文書化したもの
です。
お祝いやお見舞をいただく、またはお世話になった
ときには、すみやかに「礼状」を出すことが大切です。
ただし、病気や事故などで、体がまだ不十分な場合
火災や天災などの被害で、復旧作業もまだ十分では
ない場合などは、無理に出すことはありません。
先方も、十分こちらの事情を承知していることですから
ある程度、回復してから出しても礼を失することには
なりません。
それ以外では、あまり遅れて「礼状」を出すことは
相手に感心されないばかりか、人格の評価までが
下がる場合もありえます。
「礼状」のもつ、礼儀の大切はそれほど重要で
あるといえます。
●「礼状」作成のポイント
「礼状」を作成するにあたり、気をつけるのは受けた
好意の程度と相手との関係によって文章の内容を
変える必要があるということです。
ささやかな好意に対し、あまり丁寧なお礼を述べれば
かえって相手は恐縮や興ざめを覚える場合もありますし
相当の好意を受けておきながら、簡単に済ませては
失礼にあたります。
また、相手が目上の人か、会社の場合取引の位置
関係も重要で、それにより文章表現にも違いがでてきます。
「礼状」となると、心のこもった文章を書こうと考え長く
なりがちですが、あまり長い「礼状」は、かえってこちらの
気持ちが伝わりにくくなります。
要領よくまとめ、素直に率直に感謝の言葉をのべることが
一番伝わりやすいものです。
また、相手からお金や品物などをもらっている場合は
必ずそのことに触れておきます。それはこちらで確かに
受け取りましたという報告にもなるからです。
●「礼状」の種類
「礼状」には、様々な種類がありますが、大別すると
・お祝いをもらって出すもの
・お見舞をもらって出すもの
・お世話になったことにたいし出すもの
の３通りに当てはまります。
・お祝いをもらって出すものには
「開店」、「開業」、「開設」、「創立記念」
「就任」、「栄転」、「昇進」、「受賞」などがあります。
・お見舞をもらって出すものには
「火事」、「台風」、「地震」、「水害」
「病気」、「事故」などがあります。
・お世話になったことにたいし出すものには
「取引先紹介」、「訪問」、「見学」、「贈り物を受けた」
などがあります
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はてなRSSに追加投稿者 on 2007年07月25日 18:49
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