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社内文書の基本の記事一覧
社内文書 作成の原則
■社内文書作成の原則社外・社内文書のビジネス文書が、一般の手紙やハガキの
私信と大きく違う点は、受信者が単に読むだけに終らず
発信側、受信側とも、整理・保管・記録され、将来不測の
事態が起きたときの証明としても利用される点にあります。
そのため、ビジネス文書には、的確で明瞭な文章つくりが
求められ、一般的には以下のルールがあります。
1.書式・・・Ａ４判用紙に横書きであること
2.１文書に１用件
ひとつの文書に、複数の用件が記されていると、保管が
複数にまたがることになり、将来閲覧する場合、混雑に
なってしまいます。そのため、大企業では、事務効率化の
ため、この原則を徹底化しているところもあります。
３．長文書には、要約文を付ける
内容によっては、長文にならざるをえない場合もあるため
要約文を付けることにより、効率化をはかる
４．ビジネス文書には文書番号を付ける
例文・ 総務０７－１００１
これは、総務部が、２００７年に発行した１００１番目の文書
ということになり、あらかじめ社内ルールで決めておくことに
より、検索の時間が大幅に短縮されます。
５．発信年月日の記入徹底
これも、４の場合と同様に、年月日の記入を徹底することに
より、効率化をはかります。
社内文書を作成するには、以上のことをふまえ職種・部署などに
よって、書式ルールを定め、ひな型を作成します。
あとは、書式ルールに従い主文を変更するだけでよいので
社内の事務効率化につながっていくようになります。
参考文献
主婦の友社 手紙・はがき・文書文例大辞典
小学館 ビジネス文書 マニュアル
社内文書作成の基本と例文
■社内文書の基本的な考え方
社内文書は、社内間の情報を伝達し、日常業務を
円滑に運営するために作成され回覧、閲覧される文書
を指します。
ですから、｢社交･儀礼上の文書｣や｢取引上の文書｣
の、ような儀礼的な要素は、書く必要はありません。
（例外的に、社内でのアンケートを実施した場合の
報告書や、社員になんらかの協力を求めた際の文例
には、協力への感謝の言葉を書き添える場合が
あります。）
用件だけを、簡潔明瞭に書くことが最重要です。
前文や末文も不要で、敬語の使用も最小限度に
とどめてかまいません。
社内文書には、「指示文書」、「通知文書」、
「案内文書」、「照会文書」、「依頼文書」、「回答文書」
「辞令」、「採用」、「報告書」、「りん議書」、「届･願書」
「提案書」、「表彰状」、「懲罰関係文書」など
様々な様式があります。
これらの作成にあたっては、情報や用件を正確に
伝えることが主眼となりますし、確実なデータをもとに
書くことが大切です。
また、頻繁に発生する定型的な仕事に関連する
文書（営業日報、月報等）については、あらかじめ
様式を定めて帳票化しておけば能率的に作成する
ことで、時間の短縮が図れます。
●略式の早退・外出届
平成××年××月××日
浜田部長殿
一課松本です。
糖尿病で、病床に伏せておりました母が重体との
報が届き、急遽病院（××県○○市××病院）に
行ってまいります。容体を確認後、連絡を入れます。
連絡先は、
実家（松本） ××××－××－××××
携帯電話 ０９０－××××－×××× です。
なお、万が一の場合、業務につきましては
宮迫主任と連絡を取りあいながら進めることに
いたします。
ご迷惑をおかけしますが、なにとぞよろしく
お願いします。
●作成のポイント
突然の早退、外出をする場合でも最低限、連絡先
業務の遂行に関しての連絡だけは記しておかなけ
ればなりません。またこのような簡略な報告用紙で
も、ある一定のひな形を持つことにより必要な部分
のみの記入で済むため、時間の短縮につながります。
