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2008年03月29日

社内文書  議事録・会議録の書き方と例文

■社内文書  議事録・会議録

●議事録・会議録とは

会議、打合わせの経過や結論を記録した文書を、議事録あるいは会議録と
呼びます。社内部署ごとのものから、ある役職以上の者に限って出席する
もの、さらには株主総会等の大規模なものに至るまで各種の会談打合わせ
内容を、事後の証拠資料・参考資料として記録保存しておく文書です。

・各種社内会議
・社内委員会会議
・株主総会

などの参考資料として作成され、保存されます。

●議事録・会議録の構成と書き方

開催日時や場所、出席者(氏名・役職名・人数)、議題といった基本的な事項を
書き漏らさないことは当然ですが、会議録や議事録では
「どのような経緯・理由で」、「何が決定された(決定されなかった)」を簡潔・正確に
書き留めることが最も重要です。

決定事項と要検討事項は、はっきりと区別して記録します。

●議事録の基本例文

                                                       平成○年○月○日
                                            記録者 飯坂    義夫 ㊞


         第6回 「新規代理店登録検討委員会」議事録


1.日  時 平成××年××月××日(火) 14:00 ~ 16:00

2.場  所 本社第一会議室

3.出 席 者 山上常務、安達部長  
               北海道エリア 薩摩課長 東北エリア 福嶋課長 関東エリア 両津課長

4.議  題  各エリア長より申請のあった代理店登録希望者の検討と決定

5.決定事項 新規代理店として、5社が決定した
              
6.資  料 申請代理店各社 ××年度決算報告書および営業内容案内書

7.次回予定 平成××年××月××日(水)



■作成のポイント

日時、場所、出席者、配布資料、議題、経過決定事項などの基本事項が
漏れていないか確認する。
出席者名は、多数の場合、特に重要な会議以外は、役職者名と
「ほか××名」とする書き方でもかまわない。

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投稿者 on 2008年03月29日 13:38

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