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仕事のコツ 仕事を100%完壁にとは考えないほうがいい

■仕事のコツ 効率がいい仕事への取り組み方

●仕事を100%完壁にとは考えないほうがいい

 仕事の進め方がへ夕な人、よく上司からあいつは仕事が遅いと
言われやすい人に、あるていど共通してみられることがあります。

  それは、こだわりの完壁主義者が多いという点です。
こういう人は、こまかいところにこだわりすぎて、細部まで
きちんと仕上がってないと気がすみません。なんでかんで完璧を
目ざします。アバウトなどと言う言葉は自分の辞書にないのですね。

  しかし、これが結果的に自分の評価を落とすことにもなりかねない
ちょっとあぶない要素にもなりえるのです。
 仕事には、もちろんていねいさも重要ですが、同じくらい速さも
大切な要素なのです。同じくらい重要といってもいいでしょう。

  こんな話を聞いたことがあります。上司が、部下を同行させて
得意先にあいさつ回りに行こうとしたら、名刺がちょっと足りないのに
気づき、部下に名刺作成を頼んだそうなのです。その部下は名刺作成
などの仕事も好きなので、自社の名刺作成担当のようなこともやらされて
いたので、頼んだのですが、いつまでたっても出来てこない。

  自社の名刺ひながたに、名前を差し替えるだけの簡単な名刺作成に
なんでこんなに時間がかかるんだろうと不思議がっていた上司ですが
部下は、上司の役職名がちょっと長すぎたために、全体のレイアウトが
若干ずれたことにこだわり、我慢ができず悪戦苦闘していたようなのです。

  確かに自分の上司の名刺の仕上がりを気にすることも大切ですが、この
場合、一番重要なのは早く仕上て上司に同行し、得意先へ向かうことですよね。

  このように仕事には速度優先のケース、仕上がり重視のケースなどがあります。

  この例は、極端かもしれませんが、えてして自分がこだわっている部分が
相手にとってはさほど重要でないということも多いのです。

 仕事が早いと言われている人は、どんな仕事も基本的には8割程度の出来で
十分と判断しています。この見切りが早いと言われるコツのようです。

  完壁さにこだわっているうちに、次々と新たな別の仕事がまい込み、本当に
重要な仕事に手が回らなくなる、などということは絶対に避けるようにして
いきましょう。

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仕事のコツ 日報や月報などの定期報告書を早く作成するコツ

■仕事のコツ 効率よく報告書を作成するコツ

●日報や月報などの定期報告書を早く処理するコツ

  帰社後、上司に今日1日の業務を報告するために
作成する営業日報、作業報告書などの作成は疲れて
帰った後にはとても面倒に感じられます。

  特に、営業所感などを書く場合などは、どうもいい
文面が浮かばないなどの経験があると思います。

  実は、こういった報告書の例文こそヒナ形にして保存して
おくと便利なのです。

  良く使う文書は、ヒナ形でテンプレート化して内容のみを
書き換えるというのは、会社ベースや部署ベースでおこなわれて
いますよね。

  でも、結局一般社員が、一番頻繁に作成するのはこういった
報告書類なんですね。

  ためしに過去の報告書の控が見れる人は自分の過去の報告書を
見直してみるといいと思います。

例えば、営業日報の所感であれば

  「・・・・に進める必要が感じられる。」
  「・・・・の要望が出されたので至急検討し回答することが望まれる。」
  「・・・・のクレームに対し・・・・にすることを回答しました。」

など、以外と似たような所感の文例になっているものです。

  これは、当たり前のことで、業務内容が変わらない以上そんなに
変わった所感がないからですね。

  しかし、これを疲れた頭の中で考えるというのは面倒なものです。
こういった所感や回答例文をどんどんデータ化していくわけです。
最初は、データベース化するのが、ちょっと面倒と思われるかも
知れませんが、所感の例文や回答の例文が増えてくると後々とても
楽になってきます。

●ヒント

仕事の早い人は、繰返し作成する作業はその部品の模型をあらかじめ
作っておくものです。

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仕事のコツ まずは嫌な仕事からかたづけておこう

■仕事のコツ 効率がいい仕事の進め方

●まずは、嫌な仕事からかたづけておこう

 さて、目の前に今日やらなくてはならない業務の
リストアップがあったとします。何件もありますが
さてどれからやっておけばいいか。

  リストのなかにお客様からのクレームや取引先からの
苦情などに対する返答などのリストなどはないでしょうか。
もしあったら、まずはそれをかたづけてしまいましょう。

  仕事には、当然楽な仕事もあれば、やる気をおこさせる
ような仕事もあると同時に、嫌な仕事も存在します。

  クレームや苦情に対する回答や処理などは、相手からの
叱責が100%予想されるだけに嫌な仕事と言えます。

  けれど、今日一日の仕事をスムーズに進めるためには
まず、嫌だと思う仕事を率先して片付けるのが効率がよい
仕事の鉄則と言えます。

  嫌な仕事に向かうにはある程度のパワーが必要です。
それには、朝早くの方がいいという理由もあります。
また、目の前にその嫌な仕事が残っていると他の仕事に
向けるパワーにも翳りが生まれてくるのです。

  それを先に片付けることによって心が軽くなり次の仕事に
集中できるようになるのです。ラクな仕事、やりたい仕事と
嫌な仕事があれば、ラクなほう、やりたい方から手を
つけたくなるのが人情です。

 ここはひとつ、人情に逆らい嫌な仕事からかたづける習慣を
身に付けてみましょう。きっと仕事も効率よく進みます。

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