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仕事のコツ うまい段取りの記事一覧

仕事のコツ 仕事の優先順位を決めるコツ

◆仕事の優先順位はどう決める?

「ラクな仕事」、「イヤな仕事」、「面倒な仕事」

ほとんどの仕事は上の3種に大別されます。
それでは、この3種のうち、やるとすればどの仕事から
手をつけるべきなのでしょうか。

アメリカのビジネス界で成功した人へのインタビューによると
大きく次の二つに分かれるそうです。

A:「ラクな仕事」は、比較的短時間で済むのでまずこれを
      片付けて、「イヤな仕事」、「面倒な仕事」に向き合う派


その主な理由として、

「仕事はラクな仕事から片付けて、仕事は簡単で楽しいものだと考える。
  これが、心身をリラックスさせ仕事の生産性を上げるのだ。」という
説を唱えるそうです。

B:「イヤな仕事」から手をつけて解決し、続いて「面倒な仕事」、
    「ラクな仕事」に手をつけるという派。


その主な理由として、

「イヤな仕事、面倒な仕事の多くは謝罪であったり、トラプル処理であるものだ。
  これらを後回しにすると、それが気にかかり仕事が楽しくなくなってくる。
  楽しくないということは、仕事の生産性に大きく影響する。だから
  仕事はイヤな仕事から手をつけるのだ。」と述べています。

この2つに分かれる理由は、人それぞれの性格によるものだとインタビュワーは
分析しています。

これは各人の性格が大きく反映されているのであり
「イヤなことから始める」人は、イヤなことが残っていれば、楽しいことから
始めてもリラックスできない性格だからでしょうし、楽しいことから始める人は
楽しいことから始めれば、イヤなことが後に残っても楽しくそれに向き合える
性格なのだからと考えられます。

つまり、どちらの法則を信じるべきかは、自分がどちらの性格に属しているかに
よるのでしょう。

どちらを選択するにせよ、成功した人は、常に自分を冷静に判断し
自分に合った効率よく仕事がこなせる段取りをとる習慣を身につけて
いるということですね。

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仕事のコツ 仕事の段取りをうまくするコツ

■仕事のコツ 仕事の段取りをうまくするコツ

●類似した仕事は同時にこなして時間を短縮する

  夕方、社に戻って明日の仕事の準備という段に
なって、さてどれから手をつけようかと考えることは
よくあることです。

  こういうとき、まず準備しておかなくてはならない
仕事の内容に類似したものがないかどうかちょっと
確認してみましょう。

例えば

1.A社に提案するOA機器の積上げ
2.B社に対する最終価格の決定
3.C社に提案する家具の積上げ
4.市の入札の書類作成
5.D社に提出する保守サービス契約書の準備
6.E社の誰々に明日の訪問時間を伝える
7.F社の誰子さんに依頼された製品の情報を伝える

ざっとこんな項目があったとしたら、1と3は製品を
調べて積み上げる仕事(調べる仕事)

6と7は、電話で連絡する仕事(伝える仕事)

4と5は、契約書・入札書などを作成する仕事(書く仕事)

2は価格を決定する仕事(決める仕事)と分類されるわけです。

こんな場合、2の仕事は、上司の決裁が必要となる場合も
あるので一番あとでかまいません。

4と5、1と3、6と7は、お互い同じような性質の作業
ですので、このどちらかをまとめてやってしまうのが効率的
作業の進め方なのです。

同じような性質の作業をまとめてやることは、機械的に処理
できるようになり作業時間は短縮していくものです。

さて、何からやろうかとうんざりしたときなどは、ちょっと
この方法でためしてみてください。

●ヒント

仕事の早い人は、始める前にちょっとした時間を使ってうまい
段取りをたてるものなのです。大工の名人の人が、木材を切る
ときは、切るべき寸法と材料をまとめて切ってしまうのと
一緒です。

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仕事のコツ うまいスケジュールをたてるコツ

■仕事のコツ

●うまいスケジュールをたてるコツ

 今日一日の仕事が立て込んでいる日というのは
必ずあるものです。また、ないと困りますね。

  そんな場合は、やみくもにかたづけていっても効率が
悪くなりがちです。大体翌日のスケジュールというのは
前日には、ある程度把握できるもの。明日はヤバイなと
思ったら、前日のうちに、ある程度順序立てておきましょう。

 ただし、それを頭の中だけで整理しようとすると混乱して
かえって仕事のミスにつながりやすいものです。

   そのために、明日必ずすべきことを付箋紙のようなものに
一度書き出してみるのが、効率のよいスケジュールのコツに
なるのです。

 紙と鉛筆という手軽なもので、明日やる作業をビジュアルで
確認してみる。頭の中だけで考えているときより、ずっと効率
がよいスケジュールが決められます。また紙に書くことで、つい
抜けていた用件も思い出す効果もあります。

 もうひとつ、大事なコツはスケジュールを組んでも、それが
あまりにキツキツだと、予定していなかった突発的なことが
起こったときにあわせようがありません。

  仕事は生きものですから、何らかの変化が生まれます。追加
注文であったり、予期せぬ大至急の納品などがあるものです。

  時間をキッチリと隙間なく組んでしまうと、そのあとの
あらゆる予定が、全部押せ押せになってしまいます。

 スケジュールを組むのがうまい人というのは、そうした突発的
要素を頭にいれて組んでいます。

  たとえば、所要時間1時間程度を要する仕事であれば、1.5時間と
いう風に組むわけです。このすき間時間をある程度組んでおくことで
何かコトが起こっても、そのあとの予定に影響が出る心配がかなり
少なくなります。

  ある程度の余裕をもって対処できるので、当然ミスも少なくなる
というわけです。仕事は時間的余裕を多めにとって一発で終わらせる
のが、効率のよい方法ですね。

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仕事のコツ 複数の仕事の段取りをうまく決めたい場合
複数の仕事をかかえているときは、とにかくひととおり手をつけて みてみましょう。 そして大雑把にでも、ひとつひとつの仕事にかかる時間が把握できれば スケジュールもうまく進んでいくことになります。
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