仕事のコツ 日報や月報などの定期報告書を早く作成するコツ

■仕事のコツ 効率よく報告書を作成するコツ

●日報や月報などの定期報告書を早く処理するコツ

  帰社後、上司に今日１日の業務を報告するために
作成する営業日報、作業報告書などの作成は疲れて
帰った後にはとても面倒に感じられます。

  特に、営業所感などを書く場合などは、どうもいい
文面が浮かばないなどの経験があると思います。

  実は、こういった報告書の例文こそヒナ形にして保存して
おくと便利なのです。

  良く使う文書は、ヒナ形でテンプレート化して内容のみを
書き換えるというのは、会社ベースや部署ベースでおこなわれて
いますよね。

  でも、結局一般社員が、一番頻繁に作成するのはこういった
報告書類なんですね。

  ためしに過去の報告書の控が見れる人は自分の過去の報告書を
見直してみるといいと思います。

例えば、営業日報の所感であれば

  ｢・・・・に進める必要が感じられる。｣
  ｢・・・・の要望が出されたので至急検討し回答することが望まれる。｣
  ｢・・・・のクレームに対し・・・・にすることを回答しました。｣

など、以外と似たような所感の文例になっているものです。

  これは、当たり前のことで、業務内容が変わらない以上そんなに
変わった所感がないからですね。

  しかし、これを疲れた頭の中で考えるというのは面倒なものです。
こういった所感や回答例文をどんどんデータ化していくわけです。
最初は、データベース化するのが、ちょっと面倒と思われるかも
知れませんが、所感の例文や回答の例文が増えてくると後々とても
楽になってきます。

●ヒント

仕事の早い人は、繰返し作成する作業はその部品の模型をあらかじめ
作っておくものです。

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投稿者 on 2008年06月13日 17:44

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